In dit hoofdstuk bespreken we de factuurinvoer: de rekeningen die we krijgen van energie-leveringsbedrijven, netwerkbedrijven en meetbedrijven voor de energieverbruiken bij de inkooppunten. Inkooppunten zijn de locaties met aansluitingen die hoofdmeters hebben van een extern meetbedrijf. Intern moeten deze kosten doorbelast worden naar verschillende afdelingen en mogelijk ook naar derden (externen). In veel gevallen zal een inkooppunt gelijk zijn aan een afnamepunt; een locatie met aansluitingen die intern worden doorbelast. Dit hoeft niet altijd het geval te zijn, zoals de volgende situaties aangeven:
Vanuit de bij de afnamepunten toegekende verbruiken berekenen we bij debiteuren de uitgaande facturen. Daarom is de behandeling van de onderwerpen in deze gebruikershandleiding als volgt: crediteuren, inkooppunten, afnamepunten, debiteuren.
Bij crediteuren voeren we de binnengekomen facturen in. Dit zijn rekeningen van leveringsbedrijven, netwerkbedrijven en meetbedrijven voor elektriciteit, aardgas, stadsverwarming en water.
We zien vijf niveaus bij crediteuren
We onderscheiden
Leveringsbedrijven zijn energiebelastingafdrachtplichtig. Daarnaast zijn zij ook verplicht de 21% BTW te innen. Ook over de energiebelasting wordt het hoogtarief BTW geheven.
Het is mogelijk voor de kleinverbruik-aansluitingen (die een
capaciteitstarief kennen voor de netwerknota) het
leveranciersmodel toe te passen. De klant machtigt dan de
leverancier de netwerkkosten te innen bij het netwerkbedrijf.
Sinds 2012 is het niet meer mogelijk voor kleinverbruik-aansluitingen
een eigen meetbedrijf te kiezen. Deze vallen onder het
netwerkbedrijf van de regio. Op deze manier zijn voor een
kleinverbruik aansluiting alle kostencomponenten bij twee
crediteuren terecht gekomen (leveringsbedrijf: leveringskosten en
energiebelasting, netwerkbedrijf: netwerkkosten en meterhuur).
Bij het leveranciersmodel komt alles weer op één factuur: net
als voor de liberalisering.
Bij grote configuraties is het handig snel naar de juiste aansluiting en facturen te kunnen gaan. Dit doen we met de zoekfunctie (de omcirkelde verrekijker) of drukken op Ctrl f. Vervolgens typen we een deel van de naam of EAN code in en drukken we op de ‘Zoek’ knop. Met een dubbelklik in de resultaten van het zoekvenster opent het juiste boomstructuurelement. De knop naast de verrekijker (verrekijker met blad papier) kan worden gebruikt om te zoeken binnen een (Excel-achtig) rasterscherm.
In deze paragraaf bespreken we de invoer van een waterfactuur van Vitens, in de situatie dat Vitens nog niet als Crediteur in het systeem is opgenomen. In dit geval moeten alle lagen nog worden aangemaakt. De invoer van vervolgfacturen kan na het aanmaken van dit eerste raamwerk veel sneller plaats vinden.
Klik op ‘Crediteuren’ en klik vervolgens op de omcirkelde knop in de 'Standaard' knoppenbalk of rechtermuisknop en selecteer ‘Nieuw’. In het scherm dat verschijnt voert u de naam “Vitens” in. De overige velden, zoals adresgegevens, zijn optioneel. Klik vervolgens op de ‘OK’ knop.
Een crediteur bedient vaak meerdere afdelingen in een organisatie met elk een eigen budgetverantwoordelijke en rekeningnummer. In Enerlyser is elk van deze afdelingen een factuurgroep. Klik op de zojuist aangemaakte Crediteur “Vitens” en selecteer weer ‘Nieuw’. In dit voorbeeld noemen we de factuurgroep “Sport en Recreatie”. De overige velden in het scherm zijn optioneel. Klik nu op ‘OK’.
Net als bij de vorige stap klikken we op het zojuist ontstane boomstructuur-element om een nieuwe onderliggende laag te maken. Klik op de factuurgroep “Sport en Recreatie” en selecteer ‘Nieuw’. We voeren nu de locatie in waar de factuur betrekking op heeft: “Sporthal Beatrixstraat 7”. De overige velden kunnen ingevoerd worden, maar zijn optioneel. Klik op ‘OK’.
Klik weer op het juist ontstane boomstructuurelement : “Sporthal Beatrixstraat 7” en selecteer ‘Nieuw’. Voor Vitens kiezen we logischerwijs de energiesoort ‘Water’, maar voor andere Crediteuren, zoals energieleveranciers zou de keuze zowel ‘Aardgas’ als ‘Elektriciteit’ kunnen zijn. Merk op dat het veld ‘EAN’ grijs en leeg blijft: alleen bij de energiesoorten ‘Aardgas’ en ‘Elektriciteit’ is dit in te vullen. Klik op ‘OK’.
We klikken nu op de wateraansluiting en selecteren ‘Nieuw’. Dit scherm heeft twee delen: een bovendeel waarin het factuurnummer en factuurdatum moet worden ingevoerd en een onderdeel voor de factuurregels. Het factuurnummer mag niet leeg zijn (het mag wel letters bevatten), de factuurdatum mag niet de minimum datum 1 januari 1601 zijn.
Daarnaast is een ‘akkoord’- datum in te geven. Bij de aanmaak van een handmatige factuur staat deze standaard op de huidige datum. Bij automatisch aangemaakte facturen is deze ‘akkoord’ -datum nog leeg. In paragraaf 5.4.6 staat beschreven hoe nog te accorderen facturen kunnen worden ingezien.
Een factuur heeft één of meer factuurregels. Bij 'omschrijving' kiezen we een factuurregel uit de selectieveld of typen een nieuwe naam in. Daarnaast voert u de vanaf- en tot datum in. De hoeveelheid is niet altijd van toepassing en mag leeg gelaten worden. De prijs exclusief BTW, het BTW percentage en de prijs inclusief BTW zijn gekoppeld. Wanneer u twee van de drie heeft ingevoerd zal bij het verlaten van de cel in het raster (met de muis of de tab toets) het derde veld worden ingevoerd. Een BTW percentage van 6% voert u in als 6 (niet als 0,06). Klik vervolgens op ‘OK’
Wanneer we een nieuwe omschrijving toevoegen bij de crediteur- factuur komt deze bij [menu], ‘Instellingen’, ‘Factuurregel naar energiesoort’ in de lijst te staan. De energiesoort is al ingevuld (die hebben we immers 2 paragrafen terug bepaald).
Het tarieftype moet nog geselecteerd worden. Dit is omdat één factuur meerdere tarieftypes kan bevatten: bijvoorbeeld een leveringsfactuur met zowel de kosten voor het verbruik per kWh of m3 (tarief type ‘levering’) en de energiebelasting (tarief type ‘belasting’).
Eenzelfde Factuurregel- tekst kan meerdere zoekteksten hebben; de factuurregel- tekst komt terug in de Enerlyser factuur, de zoektekst is de letterlijke tekst die gehanteerd wordt in de digtiale facturen van de leverancier. Het aantal kolommen van de invoerdialoog is steeds één groter dan de regel met het maximum aantal ingevulde zoekteksten. Moeten twee nieuwe zoekteksten ineens worden toegevoegd, dan moet de dialoog eerst gesloten en weer geopend worden voor een tweede nieuwe positie.
Voorschot en afrekening
De vinkvelden VS (voorschot) en Afr (afrekening) kunnen per
factuurregel worden ingegeven. Beide opties tegelijk aanvinken is
mogelijk, maar niet zinvol: dan verschijnt voor dit type facturen
altijd de tekst ‘mix’ (later toegelicht).
Een factuur bestaat vaak uit meerdere factuurregels. Bij kleinverbruik zijn met name de afrekennota’s interessant, maar deze moeten tussen de 11 andere voorschotnota’s (met enkel een geraamd bedrag) worden gevonden. Met de voorschot/ afrekenen vinkvelden bij de facturregel definitie is dit veel eenvoudiger geworden.
| Geen toevoeging | De factuur kent alleen factuurregels waarbij zowel voorschot als afrekening niet zijn aangevinkt. |
| Toevoeging ‘VS’ | De factuur kent tenminste één factuurregel waarbij voorschot is aangevinkt en geen factuurregel(s) waarbij afrekening is aangevinkt. |
| Toevoeging ‘Afr’ | De factuur kent tenminste één factuurregel waarbij afrekening is aangevinkt en geen factuurregel(s) waarbij voorschot is aangevinkt. |
| Toevoeging ‘Mix’ | De factuur kent tenminste één factuurregel waarbij afrekening is aangevinkt en tenminste één factuurregel waarbij voorschot is aangevinkt. |
In het
uitgewerkte voorbeeld zien we op 10 april 2013 een afrekennota en
op 27 juni 2012 een nota met zowel factuurregels die een
afrekening betreffen als factuurregels met het nieuwe
voorschotbedrag.
Voeg samen
Als eerste veld staat het aantal keren dat een factuurregeltekst
in facturen wordt gebruikt. Als op de ‘Voeg samen’ knop
wordt gedrukt als een regel met ‘0’ is geselecteerd,
dan kan de betreffende regel worden verwijderd. In alle andere
gevallen moet er meer dan één regel worden gekozen voordat op
de ‘voeg samen’ knop wordt geklikt.
De factuurregel -tekst van de eerste regel van boven blijft behouden (welke de eerste regel is kan door sorteren in de kopregel worden bepaald). De zoekteksten worden van de gekozen opties gecombineerd. Merk op dat deze functie niet ongedaan kan worden gemaakt en het splitsen van factuurteksten daarna niet mogelijk is. Zorgvuldig gebruik is daarom van groot belang.
De facturen die u in de vorige paragraaf handmatig heeft ingevoerd en de automatisch ingelezen facturen worden overzichtelijk getoond in de hier besproken rapportages.
Selecteer eerst de ‘Vanaf’ en ‘Tot’ datum in de taakbalk en selecteer vervolgens de Crediteur (“Vitens” in dit voorbeeld). Klik met de rechtermuisknop en selecteer ‘Toon facturen vanaf/ tot…’. Dan zal een rapport verschijnen zoals hierboven aangegeven. De ‘Vanaf’ en ‘Tot’ van de factuurregel moeten geheel vallen binnen de ‘Vanaf’ en ‘Tot’ in de taakbalk. Indien een factuur meerdere regels bevat, worden de kosten gesommeerd. Als ‘Vanaf’ datum wordt de oudste ‘Vanaf’ datum in de gesommeerde regels genomen, als ‘Tot’ datum de meest recente ‘Tot’ datum van alle gesommeerde regels.
De tweede regel van de rapportage (lichtgeel van kleur) toont de totalen per energiesoort per kolom. Wanneer op de titel van een kolom wordt geklikt (bijvoorbeeld op ‘Prijs Ex BTW’) wordt in het rooster gesorteerd op de betreffende kolom. Nog een keer klikken in dezelfde kolom sorteert in de andere volgorde (alfabetisch A-Z of Z-A, oplopende of aflopende waarden). De laatste kolom geeft aan de hand van de factuurdatum aan of het bedrag voor, in of na de gebruiksperiode wordt geïncasseerd. Daarbij wordt geen rekening gehouden met de betalingstermijn.
Een dubbel-klik met de linkermuisknop selecteert in de boomstructuur de aansluiting waar de factuurregel betrekking op heeft.
Het verschil tussen ‘facturen vanaf/ tot’ en ‘facturen per periode vanaf/ tot’ is de opsplitsing van de sommatie per gekozen periode. Dit kan per maand, per kwartaal, per half jaar of per jaar zijn.
De prijzen in de kolommen per periode zijn exclusief BTW. De kolom ‘Voor/ in/ na’ is alleen aanwezig bij de enkelvoudige rapportage van de vorige paragraaf.
Het is ook mogelijk per factuurgroep of voor alle crediteuren een factuurrapportage te maken. Dezelfde twee opdrachten die besproken zijn in de vorige twee paragrafen zijn selecteerbaar bij ‘Crediteuren’ (het eerste boomstructuurelement) en bij factuurgroepen (“Sport en recreatie” in het voorbeeld).
Met name bij automatisch ingelezen facturen is het handig om alle adressen waarvan facturen zijn ontvangen in een rapportage te zien. Daarvoor heeft Enerlyser op het niveau van de Crediteur de ‘klanten en adressen’ -rapportage.
Op crediteurnivo kunnen alle facturen van de gekozen crediteur binnen de gekozen ‘Vanaf’ en ‘Tot’ datum snel gecontroleerd worden op het aanwezig zijn van dubbele factuurnummers en/of factuurbedragen in een periode (bijv. in een maand).
Leidend voor de toekenning van een factuur aan een periode is de ‘Tot datum’ op factuurregelnivo.
Als een factuurnummer meerdere keren in een periode voorkomt,
wordt dit weergegeven door de oranje waarschuwingskleur en de
weergave van een ‘N’ in het betreffende periodevak.
Analoog als een factuurbedrag meerdere keren in een periode
voorkomt, wordt dit ook weergegeven door de oranje
waarschuwingskleur en de weergave van een ‘B’ in het
betreffende periodevak.
De waarschuwingskleur (oranje kleur) wordt ook op het overeenkomende totaalnivo (corresponderende energiesoort en periode) herhaald, zodat u door de totaalregels te inspecteren snel een indruk kunt krijgen op het voorkomen van dubbele factuurnummers en/of factuurbedragen.
Op crediteurnivo en crediteurtopnivo kunnen alle facturen van de gekozen crediteur(en) binnen de gekozen ‘Vanaf’ en ‘Tot’ datum snel geaccordeerd worden.
Initieel worden alle facturen weergegeven van de gekozen crediteur en energiesoort, waarvoor nog geen accorderingsdatum is ingegeven.
Met behulp van de knop ‘Accordeer’ worden de via multiselect gekozen facturen geaccordeerd op de systeemdatum, waarna dit met behulp van de knop ‘OK’ definitief worden doorgevoerd.
Met behulp van de knop ‘Alle / Niet akkoord’ kan wordt geschakeld tussen een weergave van een lijst van alleen de niet -geaccordeerde facturen of alle facturen.
Via dubbelklik wordt de bijbehorende factuur weergegeven.
Vanaf versie 1.19 kan, naast het accorderen van de facturen,
ook de factuur worden doorgezet naar het crediteuren -betalingssysteem.
Enerlyser test daarvoor twee zaken:
(1) is een pdf- bijlage aanwezig bij de factuur en
(2) is een mailadres voor het crediteuren- betalingssysteem
aangegeven?
In het bovenstaande voorbeeld is het mailadres (“Factuur mail”) bij de crediteur -factuurgroep nog niet ingegeven: de tekst “mailadres?” verschijnt. Wanneer geen pdf -factuur gekoppeld is aan de digitale factuur (maar wel een mailadres is ingegeven) verschijnt de tekst “pdf factuur?”
Selecteer nu de kolommen die geaccordeerd dienen te worden en klik op de “Accorderen” knop. De huidige datum wordt ingevoerd.
Bij “betalen” wordt de betreffende factuur tevens akkoord verklaard. Na het drukken op de “OK” knop zal de mailbijlage van een digitaal stempel worden voorzien en vervolgens als bijlage naar het opgegeven mailadres worden verzonden. Tegelijkertijd wordt in een aparte tabel een lijst bijgehouden van alle verstuurde facturen.
Rechter- muisklik menu
Bij “Accordeer facturen vanaf/ tot...” wordt voor de opgegeven periode gezocht naar facturen die nog niet zijn geaccordeerd voor alle crediteuren. Deze optie is ook één niveau lager in de boomstructuur te selecteren voor een enkele crediteur. Vervolgens verschijnt een scherm waar gekozen kan worden voor alle energiesoorten (standaard) of bijvoorbeeld alleen voor elektriciteit of aardgas.
“Betaal facturen vanaf/ tot...” lijkt sterk op “Accordeer facturen vanaf/ tot...” met dat verschil dat er nu wordt gezocht naar facturen die mogelijk al wel zijn geaccordeerd (dit hoeft niet), maar nog niet zijn betaald.
De laatste optie toont een scherm met per verzonden factuur een samenvatting van de factuur (het totaalbedrag, het aantal factuurregels et cetera). Alleen als de mail met pdf -factuur succesvol is verzonden wordt zo’n factuurregel aangemaakt.
De digitale facturen kunnen voordat ze worden verzonden worden opgeslagen in een aparte mappen-structuur zodat ze later altijd zijn te achterhalen; zie hiervoor de 6e regel bij [menu], instellingen, mail -instellingen en bestanden...). Deze naam kan ook (deels) bestaan uit flexibel jaar (%YYYY), maand (%MM) of dag (%DD).
De 7e regel van de instellingen wordt gebruikt om aan te geven of er software aanwezig is om een doordruk bij de originele pdf te maken om aan te geven dat het bestand gecontroleerd is. De tekst/ het plaatje van deze doordruk is zelf een pdf- bestand met de naam “watermark.pdf” in de opgegeven bestandsmap. Daarnaast moet het open-source- programma pdftk.exe aanwezig zijn, dat zelf weer libiconv2.dll nodig heeft. Zelfs zonder verdere pdf- software kan zo de pdf met stempel uit de factuur worden gegenereerd.