Werkprocessen beheer

De werkprocessen functionaliteit in Enerlyser koppelt energie-gerelateerde gebeurtenissen aan objecten, contracten, facturen en contactpersonen. Omdat gebeurtenissen in energiebeheer tijdvolgordelijk dienen plaats te vinden kan met deze functionaliteit goed worden bijgehouden in hoeverre aandachtspunten zijn afgehandeld. Werkprocessen zijn opgedeeld in drie niveaus: (1) onderwerp, (2) onderdeel en (3) status. Een onderwerp heeft één of meer onderdelen. Een onderdeel heeft geen, één of meer status niveaus.

In het bovenstaande voorbeeld is een vermoedelijke factuurfout als werkproces ingevoerd:

1. Onderwerp: de factuur met de fout;
2. Onderdeel: het type fout in de factuur (kWcontract lijkt te hoog);
3. Status: indienen van een verzoek bij de netbeheerder om toelichting is per mail gedaan.

In het werkprocessen scherm zien we bovenin de knoppen
'Voeg toe': een nieuwe regel een niveau lager dan de huidige geselecteerde regel, dus een onderdeel als een onderwerp geselecteerd is of een status wanneer een onderdeel geselecteerd is;
'Verwijder': verwijdert de regel en bijbehorende onderliggende regels;
'Voeg toe (niv 1)': voegt een onderdeel toe boven de huidige geselecteerde regel;
'Toon niveau 1..2..3': toont zonder filtering de (1) onderwerpen, (2) onderwerpen en onderdelen of (3) alles;
'Filter..': filtert de regels op basis van keuze instellingen (hieronder in detail beschreven).

Bij de type velden van onderwerp en onderdeel kan worden gekozen voor een vooringestelde tekst (meerkeuze selectie met pijltje naar beneden) of een ingetype tekst. In dat laatse geval wordt deze toegevoegd aan de type werkproces onderwerpen of - onderdelen.

Detailschermen

Wanneer op de '...' knop wordt gedrukt van een regel in het werkprocessen scherm verschijnen afhankelijk van het niveau de schermen (1: onderwerp) rechtsonder, (2: onderdeel) linksonder en (3: status) rechtsboven. Wanneer op de 'OK' knop wordt gedrukt in de detailschermen worden de laatste wijzigingen tijdelijk opgeslagen. Pas als in het werkprocessen scherm op de 'OK' knop wordt gedrukt worden de gegevens daadwerkelijk naar de database weggeschreven. Bij het sluiten van het Werkprocessen scherm (met 'OK' of 'Annuleer') worden alle detailschermen gesloten. Meerdere detailschermen van eenzelfde niveau kunnen tegelijk open staan. Het onderwerp in de eerste kolom van het werkprocessen scherm wordt herhaald in de kop van het detailscherm.

Verwijzingen

Rechts van de invoerdatum zien we op onderwerp en onderdeel niveau een '->' knop. Bij onderwerp kan hiermee worden gesprongen in de boomstructuur naar een object of contract waarnaar in het detailscherm wordt verwezen. Bij onderdeel kan worden gesprongen naar een geselecteerde factuur.

Type | Status

De status velden zijn vast beschreven, maar het type veld van onderwerp en onderdeel is vrij instelbaar zodat een logische groepering is te maken waarop goed kan worden gefilterd. Ga voor het instellen naar de 'instellingen' tab van de werkbalk. Hier zien we de knoppen 'Type werkproces onderwerp' en 'Type werkproces onderdeel'.

Links zien we bij 'aantal' het aantal keer dat een onderwerp of onderdeel type wordt gebruikt bij de werkprocessen. Staat hier nog geen cijfer (zoals bij dit voorbeeld rechts onder bij onderdeel type) dan zijn de velden zojuist ingevoerd. Wordt een regel verwijderd die in gebruik is bij de werkprocessen, dan wordt hiervoor eerst gewaarschuwd met een scherm waarbij het verwijderen moet worden bevestigd. We willen soms meerdere regels samenvoegen, zodat het aantal typen wordt teruggebracht. Dit kan door meerdere regels tegelijk te kiezen en op de knop 'Voeg samen' te drukken. De bovenste regel blijft als naam behouden. Welke regel boven staat is in te stellen door op de kopregel te klikken waardoor de sorteervolgorde anders wordt.

Werkprocessen bij facturen

De regel 'Toelichting' bij een factuur verwijst naar de tekst van een werkproces onderdeel waarin verwezen wordt naar deze factuur. Mochten er meerdere verwijzingen zijn naar een factuur, dan wordt na 'Toelichting' hetnieuwste onderdeel onderwerp getoond. Is er nog geen verwijzing naar deze factuur, dan worden automatisch een werkproces onderwerp en werkproces onderdeel aangemaakt waarin zoveel als mogelijk de velden vooringevuld zijn. De verwijzing (->) van het onderwerp verwijst naar het inkooppunt, die van het onderdeel naar de factuur zelf.

Contactpersonen

Zowel werkprocessen als contactpersonen zijn aan te roepen vanuit de 'Standaard' werkbalk. De contactpersonen wordt gebruikt als invoer contactpersoon bij de werkprocessen en bij de detailschermen van onderwerp en onderdeel schermen. De velden spreken voor zich, alleen de 'Windows naam' behoeft toelichting. Hiermee wordt de naam van de ingelogde medewerker gekoppeld aan een voornaam-achternaam. De Windows naam van de huidige gebruiker staat vermeld in het 'Over Logec Enerlyser' scherm (status balk tab 'beeld').

Filter

Waar 'Toon niveau 1, 2, 3' alle onderwerp, onderdeel en status regels tonen, wordt bij werkprocessen filter delen van werkprocessen getoond die voldoen aan het filter. Komt bijvoorbeeld een zoektekst voor in een onderdeel, dan wordt ook het bovenliggende onderwerp getoond. Evenzo bij status, dan worden het bovenliggende onderdeel en het onderwerp getoond.

Het gedeelte dat voor het tonen volgens het filter zorgt wordt bij werkrprocessen bij de 'invoer door' kolom met gele achtergrond getoond.

Wordt een onderwerp type of een onderdeel type ingevoerd, dan zal het andere veld leeg worden.

Boven de deelstreep tussen 'onderdeel type' en 'personen' wordt direct gezocht in de velden van het raster. Eventuele wijzigingen die zojuist zijn ingevoerd worden opgemerkt. Onder de deelstreep wordt gezocht in de database. Omdat pas naar de database wordt geschreven na een klik op 'OK' van het werkprocessen scherm, zullen de juist gemaakte veranderingen die nog niet in de database staan niet worden gevonden.