Ga naar controle van een individuele factuur | controle van een groep facturen | facturen compleetheidcontrole

Enerlyser heeft zowel de mogelijkheid van opslag van digitale facturen ('Crediteuren' in de boomstructuur) als de mogelijkheid van het zelfstandig genereren van facturen vanuit (slimme-)meterstanden en contractgegevens; de 'schaduwfacturen'. Bij factuurcontrole worden beide functionaliteiten gecombineerd.

Controle van een individuele factuur

Selecteer een individuele factuur vanuit Crediteuren / <naam crediteur> / <leveringsadres> / <energiesoort> / factuur. In het onderstaande voorbeeld kozen we voor een maandfactuur van een grootverbruik elektriciteitsaansluiting. Rechtermuisklik op de digitale factuur in de boomstructuur en kies voor de menu-optie 'Controleer factuur'

• In dit voorbeeld is het een elektriciteitsaansluiting en is de EAN leidend. Wanneer de EAN ontbreekt, zoals bij waterfacturen wordt gekeken naar postcode, huisnummer, huisnummertoevoeging. Met deze code zoekt het systeem bij inkooppunten dezelfde aansluiting
• Voor de schaduwfactuur kiest Enerlyserdezelfde periode gekozen als op de factuur (in dit voorbeeld september 2019)
• Bij het inkooppunt wordt een schaduwfactuur 'gedraaid'. De schaduwfactuur bevat alle kosten en staat onderaan in het scherm
• Alleen de componenten die in de factuurregels voorkomen worden meegenomen; in dit geval Levering, Belasting en Voorschot
• De prijs inclusief BTW wordt per component vergeleken. Bij een afwijking van minder dan plus of min 0,5% staat er een groene OK-vink, bij een afwijking tussen plus of min 0,5% en 2% staat er een gele driehoek met uitroepteken. Bij grotere afwijkingen staat er een rood kruis

Controle van een groep facturen

Onder Crediteuren in de boomstructuur kan per crediteur of per factuurgroep/ budgethouder bij het rechtermuisklik menu worden gekozen voor 'Controleer facturen per periode vanaf/ tot'. Bij dit scherm worden de procentuele verschillen getoond tussen

• verbruik op de factuur en verbruik van de (slimme) meter in dezelfde periode,
• procentueel verschil tussen leveringskosten op de factuur en volgens berekening,
• procentueel verschil tussen de belastingen op de factuur en volgens berekening,
• procentueel verschil tussen de som van levering en belasting,
• procentueel verschil van de netwerkkosten op de factuur en volgens berekening,
• procentueel verschil van de meterkosten op de factuur en volgens berekening,
• procentueel verschil van de overige kostenop de factuur en volgens berekening.

Verderop in de regel worden de verbruiken en totale bedragen getoond

Facturen compleetheidcontrole

Facturen die ontvangen zijn kunnen correct zijn, maar dan nog kan zich de situatie voordoen dat in een reeks een factuur over een bepaalde maand of andere periode niet ontvangen is en daarom ook niet gecontroleerd. Op alle niveaus van de boomstuctuurelementen vanaf 'Crediteuren' kan worden gekozen voor het rechtermuisklik-menu 'Toon facturen compleetheidscontrole vanaf/ tot...'. Hierbij wordt gecontroleerd of

• er niet meerdere facturen over eenzelfde periode worden gefactureerd ('meerdere),
• er (tussenliggende) periodes zijn zonder factuur ('ontbrekend'),
• er facturen zijn over periodes voor de startdatum van een object/ gebouw of na de einddatum van een object gebouw ('onverwacht'),
• als hierboven, maar nu met de start- en einddatum van de aansluiting ('onverwacht').

Configuratie

Bij de eigenschappen van aansluitingen van debiteuren (het één na onderste niveau van de boomstructuur onder 'Crediteuren') kunnen voor voorschot- en afrekennota's de verwachte periode worden ingegeven (maand/ kwartaal/ half jaar/ jaar) in het aantal dagen waarbinnen de factuur over die periode wordt verwacht ten opzichte van het einde van de opgegeven periode.

Stel dat het voorschot over een kwartaal in het midden van de periode (bijvoorbeeld half februari voor januari tot en met maart) wordt verzonden, dan kan bij 'eerst verwachte datum' een negatief getal worden ingevoerd (in dit geval -45).

Staat er na 'verwacht per' geen tekst, dan wordt er niet getoetst. Hieronder zien we het eigenschappen scherm als er meer dan één aansluiting is geselecteerd. Houd hiervoor de 'shift' toets vast bij het aanklikken in de boomstructuur. In dit geval dienen we naast de in te voeren gegevens zelf in de kolom erna aangeven of deze bij alle geselecteerde aansluitingen moeten worden vervangen of niet.

Wanneer de begin en/ of einddatum van een object/ gebouw of aansluiting is ingevoerd zal een factuur die nog deels in de opgegeven periode valt niet als 'onverwacht' worden aangeduid.

Als voorbeeld: een gebouw gaat per 15 mei van het gas af. Dit voeren we in als einddatum bij de gasaansluiting. We controleren per maand. Nu toetsen we een factuur van mei. Deze wordt als correct gezien omdat tenminste een deel van deze maand (de eerste helft) in de periode valt.

Stel dat we de 'vanaf' datum instellen op 1 mei en we toetsen facturen van een aansluiting waar 'verwacht per' op 'kwartaal' staat, dan wordt de begindatum teruggezet naar de eerst vorige datum die voor een kwartaal voldoet, in dit geval 1 april. Ditzelfde geldt voor de einddatum, maar dan de eerst volgende datum.
Enerlyser kijkt binnen een factuur voor begin- en einddata van de factuur naar factuurregels die bij het scherm van tabblad 'instellingen', knop 'Factuurregel naar energiesoort' als voorschot (VS) of als afreken (Afr) zijn aangeduid. Heeft een factuur tenminste één omschrijving die aan 'Afr' voldoet en staat achter 'Afreken factuur verwacht per' een periode (niet leeg), dan wordt deze factuur meegenomen in de compleetheidcontrole. Datzelfde geldt voor een factuur met tenminste één omschrijving die aan 'VS' voldoet als er achter 'Voorschot factuur verwacht per' een periode staat. Facturen van het type 'Mix' met zowel afreken-, als voorschot factuurregels worden in beide gevallen op compleetheid gecontroleerd. Facturen met enkel factuurregels waar zowel 'Afr' als 'VS' niet zijn aangevinkt worden niet meegenomen. In de boomstructuur kunnen dit soort facturen worden herkend aan het ontbreken van de begintekst 'Afr', 'VS' of 'Mix'.

Rapportage

Bij 'ID' zien we de oorspronkelijke presentatievolgorde van de factuurcompleetheid-controle. We kunnen snel de niet-correcte facturen herkennen door te sorteren op de kolom 'Status'. Hierbij wordt in tweede instantie gesorteerteerd op 'ID' waardoor steeds oplopend per adresnaam als in de boomstructuur en dan per periode oplopend wordt gesorteerd. Een factuur kan binnen het opgegeven aantal dagen, eerder of later komen dan verwacht. De uitzonderingen kunnen we goed zien door te sorteren op de kolom 'Tijdigheid'. Bij tijdigheid zijn de factuurdatum en de eerst/ laatst verwachte datum de uitgangspunten van controle. Voor ontbrekende facturen is deze kolom leeg.